دفتر کار مجازی یک موقعیت مکانی است که تنها در فضای مجازی وجود دارد و می توان گفت پیدایش آن مصادف با زمانی است که تفکر کار حرفه ای از راه دور و در منزل باب شد. امروزه صاحبان کسب و کار بزرگ و حتی بسیاری از کارمندان ترجیح میدهند در هر شرایطی و در هر مکان جغرافیایی با استفاده از تکنولوژی هایی نظیر یک لپ تاپ، خط تلفن و دسترسی به اینترنت بتوانند حرفه خود را دنبال کنند.

در جهان رقابتی امروز این مفهوم حاوی مفاهیمی همچون صرفه جویی چشم گیری در زمان و انعطاف پذیری بالای کاری در مقایسه با روش های کاری سنتی می باشد. در این شیوه کاری حتی ملاقات ها نیز می توانند از طریق ابزارهایی همچون ویدئو کنفرانس صورت گیرند و مدارک می توانند از طریق راههای اینترنتی جابجا شوند. با تمام این اوصاف، امروزه برای تکمیل و بهبود شیوه کاری مجازی دفاتری در شهرهای بزرگ دنیا به نام دفاتر مجازی تأسیس شده اند.

از طریق این دفاتر مدیران و صاحبان کسب و کاری که دارای دفتر کار سنتی نمی باشند می توانند صاحب آدرس پستی باشند. گاهی برخی از این افراد مجبور هستند علاوه بر دفتر کاری شخصی خود در شهرها و یا کشورهای دیگری نیز صاحب دفتر کاری باشند که در این صورت دفاتر کار مجازی بهترین انتخاب برای آنها خواهد بود. دفاتر کار مجازی علاوه بر تأمین کردن یک آدرس پستی ثبت شده برای شرکت ها، خدمات دیگری نیز به صاحبان کسب و کار ارائه می کنند.
خدماتی که دفاتر کار مجازی برای مشتریان فراهم میکنند را میتوان به دو دسته تقسیم کرد:
1. خدمات ارتباطی
– منشی از راه دور: هر دفتر کار مجازی از یک تیم از کارمندانی تشکیل شده است که الزاما این گروه در محیط دفتر حضور ندارند و از طریق شبکه های تعریف شده نرم افزاری- سخت افزاری با یکدیگر در ارتباط هستند و به امور تعریف شده برای مشتریان می پردازند. 
– دستیار مجازی: برای بسیاری از صاحبان کسب و کار داشتن دستیار در مکانی که خودشان در آن حضور ندارند ضروری است. این افراد مسئول پیگیری به امور شرکت مذکور هستند در حالیکه ممکن است هرگز با کارفرمای خود ملاقاتی نداشته باشند. یک دفتر کار مجازی مسئولیت معرفی و مدیریت امور میان دستیاران assistant و مشتریان خود را به عهده میگیرد.
– call center، از آنجایی که آدرس و شماره تلفن و فکس دفتر کار مجازی ممکن است روی کارت مدیریتی مشتریان آن مرکز ثبت شده باشد، بنابراین مسئولیت پاسخگویی به تمامی تماس ها و دریافت فکس ها و انتقال آن به مشتری با دفتر و کارمندان آن خواهد بود. طبق مطالعات صورت گرفته، بیش از 75 درصد تماس هایی که به صندوق صوتی وصل می شوند از سوی تماس گیرنده قطع می شوند. بنابراین حضور افرادی برای پاسخگویی به تماس های تلفنی در این دفاتر نقطه ای مثبت تلقی می شود.

2. خدمات مربوط به فضا
– این دفاتر معمولا در نقاط مناسبی از حیث موقعیت مکانی و سطح اقتصادی در یک شهر در نظر گرفته می شوند و بنابراین آدرسی مناسب روی بیزینس کارت و معمولا در نقاطی که دفاتر کار لوکس و با سطح بالای درآمدی حضور دارند خواهد بود. 
– مسئولیت دریافت بسته های پستی مشتریان و مدیریت آنها به عهده دفتر کار است. 
– مسئولیت دریافت برخی پاکت های پستی با نظارت مشتریان، اسکن آنها، انتقال به مشتری و پاسخگویی به بسته ها به عهده کارمندان دفتر کار مجازی است. 
– نکته حائز اهمیت در این دفاتر این است که در هر زمانی که مشتری تقاضا کند این دفتر باید قادر به تنظیم و مدیریت یک جلسه قرار ملاقات حرفه ای باشد. زمانبندی جلسه ملاقات ها معمولا باید از قبل تنظیم شود. 
– دفاتر کار مجازی باید دارای فضاهای کاری باشند. گاهی ممکن است مشتریان نیاز داشته باشند ساعاتی را در دفتر کاری سپری کنند به خصوص زمانی که نیاز به کار گروهی با دیگر همکاران را دارند. در نظر گرفتن اتاق های کاری برای استفاده های محدود از ویژگی های این دفاتر کاری است. 
– گاهی برخی از این دفاتر، برای مشتریان خود امکان اقامت کوتاه مدت چند روزه را نیز فراهم میکنند تا از این طریق تمام احتیاجات یک مدیر که همواره در حال سفر است را برآورده سازند.

دفاتر کار مجازی به ازای آدرس ثبت شده و خدمات ارتباطی که برای مشتریان خود فراهم میکنند به صورت ماهیانه و یا سالانه مبلغی را دریافت میکنند. از آنجایی که برخلاف سوئیت های مدیریتی، این دفاتر تنها متعلق به یک شخص یا شرکت خاص نمی باشد، بنابراین از لحاظ مالی بسیار به صرفه تر می باشد و برای کسب و کارهای بیشتری قابل استفاده است.

مشتریان در حین اینکه از امکانات و مزایای یک دفتر کار مجهز و مدرن استفاده می کنند و معرفی مناسبی از شرکت یا کسب و کار خود خواهند داشت، در هزینه بسیار صرفه جویی می کنند و مهم تر از آن به انعطاف پذیری بالایی که کسب و کار آنها نیازمند آن است دست می یابند. گاهی ممکن است شخصی در این حالت در شهرها و یا کشورهای مختلفی از خدمات دفاتر کار مجازی استفاده کند که معمولا به شبکه دفاتر یک برند مشخص می پیوندد و بنابراین هرچقدر یک برند دفتر کار مجازی گسترده تر باشد، امکان جذب مخاطبان بیشتری را نیز خواهد داشت. 
مفهوم دفاتر کار مجازی سالهاست که در کشورهای اروپایی و آمریکایی رواج پیدا کرده و شرکت هایی همچونServcrop ، Regus و wework پیشگامان این صنعت هستند. استقبال کمپانی های معتبر و معروف همچون Google از این دفاتر کاری نشان داده است که مدل کسب و کار بسیاری از شرکت های موفق که خصوصا گسترش جغرافیایی آنها بسیار گسترده است بسیار با دفاتر کار مجازی virtual offices و همچنین دفاتر کار مشترک Shared offices منطبق و سازگار است.

Create the right image for your business with a prestigious address and a range of supporting services: Regus

در ایران و بخصوص تهران نیز چندسالی است شرکت های گوناگونی این خدمات را تعریف و کسب و کار خود را آغاز کرده اند. شرکت معتبر Servcorp نیز وارد بازار ایران شده است و ایران را به عنوان یکی از شعبات ارائه دهنده خدمات خود انتخاب کرده است.